Bezoekersregistratie in de zorg: digitaal onthaal voor ziekenhuizen en woonzorgcentra - Superior

In een ziekenhuis of woonzorgcentrum komen elke dag tientallen tot honderden mensen binnen: familie, vrienden, leveranciers, techniekers, kinesisten, kappers, vrijwilligers en stagiairs. Wie is er op dit moment in het gebouw? Bij wie is die persoon op bezoek? En wie mag waar komen? Met een papieren bezoekersboek aan de balie weet niemand dat echt. In dit artikel lees je hoe digitale bezoekersregistratie in de zorg werkt en waarom steeds meer zorginstellingen overstappen op een digitaal onthaal.

Waarom bezoekersregistratie in de zorg anders is

Een zorginstelling is geen kantoor. Je bewoners en patiënten zijn kwetsbaar, de deuren staan een groot deel van de dag open en het onthaal is vaak maar een paar uur per dag bemand. 's Avonds en in het weekend komen de meeste bezoekers, net wanneer er het minst personeel is.

Tegelijk wil je als zorginstelling vooral gastvrij zijn. Een familielid dat op bezoek komt bij mama, moet zich welkom voelen en niet het gevoel krijgen dat hij een beveiligde zone betreedt. Een goed bezoekersregistratiesysteem voor de zorg is daarom snel, eenvoudig en vriendelijk, maar geeft jou wel het overzicht dat je nodig hebt.

De problemen met een papieren bezoekersregister

Namen en telefoonnummers van bezoekers liggen open en bloot voor iedereen die na hen tekent.
Handschriften zijn onleesbaar, waardoor je bij een incident niet kan nagaan wie er was.
Bij een brandalarm weet niemand hoeveel externen er in het gebouw zijn.
Leveranciers en techniekers lopen binnen zonder dat de juiste collega verwittigd wordt.
Je kan niet aantonen dat bezoekers de huisregels of hygiënevoorschriften kenden.

Wat is digitaal onthaal in een zorginstelling?

Bij digitaal onthaal meldt een bezoeker zich aan op een tablet of aanmeldzuil in de inkomhal. Hij vult zijn naam in, kiest bij wie of op welke afdeling hij langskomt en leest eventuele huisregels. Afhankelijk van het type bezoeker krijgt een collega een melding. Bij vertrek meldt de bezoeker zich af. Zo heb je op elk moment een actuele lijst van wie er binnen is, ook als het onthaal niet bemand is.

Met Visit Portal staat zo'n kiosk op een gewone iPad of Android tablet. Hoe je een iPad vergrendelt zodat bezoekers er niet mee kunnen surfen, lees je in onze handleiding Zo zet je een iPad klaar als kiosk, in tien stappen.

Bezoektypes in de zorg: elk type bezoeker een eigen aanmelding

Een kleindochter die op zondag op bezoek komt, heeft een ander aanmeldproces nodig dan een technieker die de verpleegoproep komt herstellen. Met bezoektypes stel je per groep in welke vragen gesteld worden en wie verwittigd wordt:

Familie en vrienden: snelle aanmelding met naam en bewoner of kamer, zonder overbodige vragen.
Leveranciers: firmanaam en levering, met een melding naar keuken, apotheek of technische dienst.
Techniekers en aannemers: huisregels en veiligheidsinstructies verplicht, melding naar de technische dienst.
Externe zorgverleners: kinesist, huisarts, pedicure of kapper, gekoppeld aan de afdeling.
Vrijwilligers en stagiairs: vaste bezoekers die met een langetermijn-QR-code in een paar seconden inchecken.
Sollicitanten: basisregistratie en een melding naar HR.

Welke gegevens vraag je in de zorg best op?

Vraag niet meer dan nodig. Voor familiebezoek volstaan meestal naam, telefoonnummer en de bewoner of afdeling. Voor externe firma's voeg je bedrijfsnaam, reden van bezoek en contactpersoon toe. Je kiest zelf welke velden verplicht zijn en welke optioneel. Zo blijft een bezoek aan oma een kwestie van seconden, terwijl je voor externen alles hebt wat je nodig hebt.

Tip: vraag geen medische informatie via het aanmeldscherm. Wil je bij een griepgolf of uitbraak vragen dat bezoekers zonder symptomen komen, toon dat dan als huisregel die de bezoeker bevestigt in plaats van als vraag naar zijn gezondheid.

Huisregels en verklaringen digitaal laten ondertekenen

Veel zorginstellingen willen dat externen bevestigen dat ze de huisregels kennen. Denk aan:

Handhygiëne en regels rond infectiepreventie
Geen foto's van bewoners of patiënten
Discretie over wat je op een afdeling ziet of hoort
Toestemming voor camerabewaking in de gemeenschappelijke ruimtes

De bezoeker tekent rechtstreeks op het scherm. De ondertekende verklaring wordt automatisch bewaard bij het bezoek. Je hoeft geen mappen met formulieren meer bij te houden.

Evacuatielijst bij brand of ontruiming

In een zorginstelling is een evacuatie extra complex. Je personeel heeft de handen vol met bewoners en patiënten die niet zelfstandig naar buiten kunnen. Dan wil je niet ook nog moeten raden hoeveel bezoekers er in het gebouw zijn.

Met Visit Portal open je de evacuatielijst op je smartphone. Je ziet in realtime welke bezoekers, leveranciers en techniekers zich hebben aangemeld en nog niet vertrokken zijn.

Vaste bezoekers en externen vooraf uitnodigen

Plant je technische dienst een onderhoud in of komt er een auditor langs? Nodig die persoon dan vooraf uit via Outlook. Hij krijgt een persoonlijke QR-code in zijn mailbox, scant die aan de kiosk en de juiste collega krijgt meteen een melding. Voor vrijwilligers of een vaste kinesist gebruik je een langetermijn-QR-code die weken of maanden geldig blijft. Hoe dat werkt, lees je in Bezoekers vooraf registreren vanuit Outlook.

Meerdere afdelingen, gebouwen of campussen

Heb je een ziekenhuis met meerdere ingangen of een groep woonzorgcentra? Plaats per ingang of per locatie een kiosk en beheer alles centraal in één dashboard. Je ziet per locatie wie er binnen is en je stelt per site eigen huisregels en bezoektypes in.

GDPR-conforme bezoekersregistratie in de zorg

Een zorginstelling gaat al dagelijks om met gevoelige gegevens. Je bezoekersregistratie mag daar geen zwakke schakel in zijn:

Bezoekers zien nooit de gegevens van andere bezoekers.
Je stelt zelf een bewaartermijn in, daarna worden gegevens automatisch verwijderd.
Je verzamelt enkel wat nodig is per bezoektype.
Data wordt veilig en versleuteld opgeslagen.

Veelgestelde vragen over bezoekersregistratie in de zorg

Moet familie zich bij elk bezoek registreren?

Dat bepaal je zelf. Veel woonzorgcentra laten familie enkel registreren buiten de normale bezoekuren of bij een uitbraak. Andere instellingen laten iedereen registreren voor een volledige evacuatielijst. Met een kort bezoektype duurt het maar enkele seconden.

Is een digitale aanmeldzuil niet te moeilijk voor oudere bezoekers?

Het aanmeldscherm toont grote knoppen en maar een paar vragen tegelijk. Wie het niet ziet zitten, kan nog altijd bij het onthaal terecht. In de praktijk wennen ook oudere bezoekers er snel aan.

Kunnen we de kiosk in meerdere talen aanbieden?

Ja. Bezoekers kiezen hun taal op het aanmeldscherm, handig in ziekenhuizen met veel anderstalige bezoekers.

Wat kost bezoekersregistratie voor een woonzorgcentrum?

Je hebt enkel een tablet en een Visit Portal abonnement nodig. Je start met een gratis proefperiode van 14 dagen, zodat je eerst in je eigen inkomhal kan testen.

Aan de slag met digitaal onthaal in je zorginstelling

Maak een gratis account aan op visitportal.io.
Stel je bezoektypes in: familie, leveranciers, techniekers, vrijwilligers.
Voeg je huisregels en eventuele verklaringen toe.
Zet een iPad of tablet op een standaard in de inkomhal.
Ontvang je eerste bezoeker.

Benieuwd hoe Visit Portal werkt in jouw ziekenhuis of woonzorgcentrum? Start je gratis proefperiode van 14 dagen en zet je eerste kiosk vandaag nog klaar.