Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van Visit Portal, aangeboden door:

Vanoirbeek Consulting BV
Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt – België
Ondernemingsnummer: BE 0702.958.901
E-mail: support@visitportal.io
(“Leverancier”)

Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, gaat de Klant akkoord met deze voorwaarden.

1. Definities

• Dienst: Visit Portal, een cloudsoftwareplatform (SaaS) voor digitale bezoekersregistratie en aanverwante functies.

• Klant: de organisatie die de Dienst afneemt.

• Gebruikers: medewerkers van de Klant met toegang tot het platform.

• Bezoekersdata: persoonsgegevens die via de Dienst worden ingevoerd.

• Overeenkomst: de contractuele relatie tussen Leverancier en Klant.

2. Aard van de Dienst

Visit Portal wordt geleverd “as-a-service”. Leverancier streeft naar een veilige en continue werking, maar kan geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen.

De Dienst kan worden aangepast of uitgebreid. Dergelijke wijzigingen geven de Klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding.

3. Gebruik van de Dienst

De Klant is verantwoordelijk voor:

• correcte en rechtmatige gegevensinvoer

• beheer van gebruikersrechten en toegangen

• het naleven van wettelijke verplichtingen, inclusief GDPR

Misbruik (fraude, inbreuk beveiliging, onwettig gebruik) kan leiden tot directe blokkering van toegang.

4. Abonnement, kosten en opzegging

Abonnementen kunnen maandelijks of jaarlijks worden afgenomen en worden automatisch verlengd via Stripe tot opzegging door de Klant via de beheersinterface.

Opzegging kan op elk moment maar wordt pas effectief aan het einde van de lopende abonnementsperiode.

Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald.

Een gratis proefperiode van 14 dagen kan worden aangeboden. Na afloop wordt het abonnement betalend tenzij tijdig stopgezet.

5. Ondersteuning

Ondersteuning gebeurt op best-effort basis via:
📩 support@visitportal.io

Extra SLA’s of supportcontracten kunnen afzonderlijk worden overeengekomen.

6. Persoonsgegevens & GDPR

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke.
Leverancier is verwerker en verwerkt uitsluitend volgens instructies van de Klant.

De Klant bepaalt:

• welke gegevens worden verzameld

• hoelang gegevens worden bewaard

De Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst (DPA) maken integraal deel uit van deze voorwaarden.

7. Hosting, opslag en beveiliging

De Dienst wordt gehost en verwerkt via cloudvoorzieningen binnen de Europese Unie:

• Edge hosting & delivery: Vercel (EU – Parijs)

• Database, opslag en authenticatie: Supabase (EU – Parijs)

Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen, waaronder encryptie in transit en rust.

Wanneer de Klant onder NIS2 valt, blijft de Klant verantwoordelijk om te beoordelen of de Dienst aan specifieke sectorvereisten voldoet.

8. Intellectuele Eigendom

Alle rechten op software, content en merken van de Dienst behoren toe aan Leverancier.

De Klant blijft eigenaar van alle ingevoerde gegevens en kan deze op verzoek exporteren.

9. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Leverancier is beperkt tot het bedrag dat de Klant betaalde gedurende de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadegeval.

Leverancier is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade (bijv. winstverlies, dataverlies)

• fouten veroorzaakt door gebruikers, derden of externe systemen

10. Opschorting en beëindiging

Leverancier kan de toegang schorsen bij:

• wanbetaling

• beveiligingsrisico’s

• schending van deze voorwaarden door de Klant

Na beëindiging kan de Klant een export van gegevens opvragen. Gegevens worden nadien permanent verwijderd binnen een redelijke termijn conform GDPR.

11. Overmacht

Leverancier is niet aansprakelijk bij omstandigheden buiten diens controle (“force majeure”).

12. Wijzigingen aan voorwaarden

Leverancier kan voorwaarden wijzigen. Bij verder gebruik wordt de aangepaste versie geacht aanvaard te zijn.

13. Toepasselijk Recht

Uitsluitend het Belgisch recht is van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van Limburg, afdeling Hasselt.

© Vanoirbeek Consulting BV – Alle rechten voorbehouden