Privacy verklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van Visit Portal, aangeboden door:

Vanoirbeek Consulting BV
Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt – België
Ondernemingsnummer: BE 0702.958.901
Contact: support@visitportal.io
(“Leverancier”, “wij”)

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en toepasselijke Belgische wetgeving.

1. Rollen onder de GDPR

Voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden via de Dienst geldt:

• De Klant is de verwerkingsverantwoordelijke

• Vanoirbeek Consulting BV is verwerker

Wij verwerken gegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van de Klant.

De Verwerkersovereenkomst (DPA) maakt deel uit van deze voorwaarden.

2. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de configuratie door de Klant kunnen de volgende gegevens worden verzameld:

• Naam, voornaam

• E-mailadres en/of telefoonnummer

• Bedrijf/organisatie

• Contactpersoon binnen de organisatie

• Check-in en check-out tijdstippen

• Reden van bezoek of doelgroep

• Eventueel: foto, voertuig-/badge-gegevens, opmerkingen

• Loggegevens van gebruikers die de Dienst beheren (auth)

De Klant kiest welke velden worden gebruikt.

3. Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor o.a.:

• Registratie en opvolging van bezoekers

• Veiligheid en toegangsbeheer (weten wie aanwezig is)

• Noodprocedures en evacuatiebeheer

• Rapportage aan de Klant

• Ondersteuning van de gebruikers

Wij verwerken geen gegevens voor marketing, profiling of doorverkoop.

4. Bewaartermijn

De Klant bepaalt zelf de bewaartermijnen in Visit Portal.

Na verwijdering worden gegevens uiteindelijk definitief gewist via interne verwijderings- en back-upprocedures.

5. Hosting & doorgifte

Verwerking gebeurt binnen de Europese Unie via onderstaande subverwerkers:

Er vindt geen internationale doorgifte buiten de EER plaats zonder gepaste waarborgen.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Encryptie van gegevens in transit (TLS) en at rest

• Rolgebaseerde toegangscontrole (least privilege)

• Authenticatie via Supabase Auth

• Back-ups met retentie + point-in-time recovery

• Monitoring van beveiligingsincidenten

• Regelmatige updates en kwetsbaarheidsbeheer

Bij een datalek wordt de Klant zonder onredelijke vertraging geïnformeerd.

7. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben o.a. volgende rechten:

• Inzage

• Rectificatie

• Wissing

• Beperking van verwerking

• Bezwaar

• Overdraagbaarheid

Verzoeken worden ingediend bij de verwerkingsverantwoordelijke (de Klant).
Leverancier ondersteunt waar nodig.

8. Cookies

Visit Portal maakt standaard enkel gebruik van technisch noodzakelijke cookies of gelijkaardige technologieën.

Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst zonder toestemming.

Indien de Klant externe tools toevoegt, is de Klant verantwoordelijk voor naleving van de cookiewetgeving.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen.
De meest recente versie is steeds beschikbaar via de website.

10. Mobiele applicatie – permissies en apparaatdata

Wanneer de mobiele app van Visit Portal wordt gebruikt (Android / Google Play), worden enkel de volgende toestemmingen gevraagd:

De app verwerkt geen:

• Locatiegegevens

• Contactpersonen

• Microfoongegevens

• Persoonlijke bestanden / media-opslag

• Advertentie-ID’s of tracking voor marketing

Er worden geen gevoelige toestemmingen gebruikt.

11. App-analytics en logs

De app kan minimale technische loggegevens verzamelen voor:

• foutdetectie

• beveiliging

• performantie

Deze gegevens identificeren gebruikers niet rechtstreeks en worden niet gecombineerd met marketingprofielen.

12. Weergave in de app

De app bevat op elk moment een link naar deze privacyverklaring zoals vereist door Google Play.

13. Contact

Voor vragen over dataverwerking:

📩 support@visitportal.io
📍 Stekelbesstraat 1, 3511 Hasselt – België

© Vanoirbeek Consulting BV – Alle rechten voorbehouden