Bezoekersregistratie voor vzw's en welzijnsorganisaties: warm onthaal, digitaal geregeld - Superior

In een vzw of welzijnsorganisatie komen elke dag heel verschillende mensen binnen: cliënten met een afspraak, vrijwilligers, stagiairs, partnerorganisaties, leveranciers en soms een journalist of politicus. Het onthaal is vaak beperkt bemand, of wordt gedaan door een vrijwilliger. Toch wil je iedereen warm ontvangen en weten wie er in het gebouw is. In dit artikel lees je hoe een digitaal onthaal werkt in de social profit.

Waarom bezoekersregistratie in de social profit anders is

In een welzijnsorganisatie is discretie belangrijk. Een cliënt die langskomt bij een CAW, een dienst voor schuldbemiddeling of een centrum voor geestelijke gezondheidszorg, wil niet dat andere bezoekers zijn naam zien. Een open bezoekersboek aan de balie is dan net het omgekeerde van wat je wil.

Tegelijk is het budget beperkt en moet een oplossing eenvoudig zijn voor medewerkers en vrijwilligers. Een digitaal onthaal op een gewone tablet is dan een logische stap.

Wat gaat er mis met een papieren register?

Namen van cliënten zijn zichtbaar voor elke volgende bezoeker.
De hulpverlener weet niet dat zijn afspraak er al is.
Er is geen overzicht van hoeveel vrijwilligers er deze week waren.
Bij een ontruiming weet niemand wie er in het gebouw is.
Het schrift wordt jaren bewaard, zonder bewaartermijn.

Hoe werkt een digitaal onthaal in een vzw?

Aan de ingang staat een tablet. De bezoeker kiest waarvoor hij komt, vult enkel in wat nodig is en de juiste medewerker krijgt een melding. Een cliënt met een afspraak hoeft zijn reden van bezoek niet te delen: hij kiest gewoon zijn begeleider. Vrijwilligers scannen hun vaste QR-code en zijn meteen aangemeld.

Lees in Zo zet je een iPad klaar als kiosk hoe je een iPad zo instelt dat bezoekers er niets anders mee kunnen doen.

Bezoektypes in een welzijnsorganisatie

Cliënten met een afspraak: minimale registratie, melding naar de begeleider, geen gevoelige vragen.
Vrijwilligers: langetermijn-QR-code, zo heb je meteen een overzicht van hun aanwezigheden.
Stagiairs en nieuwe medewerkers: huisregels en deontologische afspraken bevestigen.
Partners en externe hulpverleners: vertrouwelijkheidsverklaring, melding naar de contactpersoon.
Leveranciers en techniekers: snelle registratie, melding naar de coördinator.

Discretie voor cliënten

Hou de registratie voor cliënten zo licht mogelijk. Een voornaam en de naam van de begeleider volstaan vaak. Vraag nooit naar de reden van hulpverlening op het aanmeldscherm. Bezoekers zien uiteraard nooit wie er voor hen kwam.

Vertrouwelijkheid en deontologie

Vrijwilligers, stagiairs en externe partners komen in contact met vertrouwelijke informatie. Laat hen digitaal tekenen voor:

Het beroepsgeheim of de discretieplicht
De huisregels van je organisatie
Het privacybeleid

De ondertekende verklaring wordt bewaard bij hun registratie.

Vrijwilligers registreren

Veel vzw's willen weten hoeveel uren vrijwilligers presteren, bijvoorbeeld voor een jaarverslag, een subsidiedossier of de vrijwilligersverzekering. Met een langetermijn-QR-code meldt een vrijwilliger zich in een paar seconden aan en af. Zo heb je een overzicht van aanwezigheden zonder extra administratie.

Partners vooraf uitnodigen

Een overleg met partnerorganisaties of een bezoek van een subsidiegever plan je in Outlook. Met de Visit Portal add-in krijgen je gasten automatisch een QR-code, een routebeschrijving en de wifi-gegevens. Lees hoe dat werkt in Bezoekers vooraf registreren vanuit Outlook.

Meerdere locaties

Veel welzijnsorganisaties werken vanuit meerdere antennepunten of vestigingen. Plaats per locatie een tablet en beheer alles centraal, met eigen contactpersonen en huisregels per locatie.

GDPR in de social profit

Bezoekers zien nooit gegevens van anderen.
Gegevens worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die je instelt.
Je vraagt per bezoektype enkel wat nodig is.
Data wordt versleuteld opgeslagen.

Veelgestelde vragen

Is digitale registratie niet te afstandelijk voor onze cliënten?

Een tablet vervangt geen warm onthaal. Hij zorgt er wel voor dat je medewerker of vrijwilliger aan de balie tijd heeft voor een babbel in plaats van namen te noteren.