Bezoekersregistratie voor lokale besturen: digitaal onthaal in gemeentehuis en administratief centrum - Superior

Een gemeentehuis, OCMW of administratief centrum is een druk gebouw. Burgers komen voor een afspraak bij de dienst burgerzaken of het sociaal huis, aannemers komen een dossier bespreken met de technische dienst, consultants werken een week op de dienst financiën en leveranciers brengen materiaal. Achter de schermen wil je weten welke externen er in het gebouw rondlopen. In dit artikel lees je hoe een digitaal onthaal dat voor lokale besturen regelt.

Waarom bezoekersregistratie voor lokale besturen belangrijk is

Het gemeentehuis is een publiek gebouw, maar niet elke ruimte is publiek. Achter de loketten en op de bureaus liggen dossiers met persoonsgegevens van burgers. Een externe die zonder registratie door de gangen loopt, is een risico voor de informatieveiligheid. Tegelijk heeft het onthaal vaak geen tijd om elke bezoeker persoonlijk naar de juiste dienst te begeleiden.

Wat gaat er mis zonder registratie?

Niemand weet welke externe consultants of aannemers er in het gebouw zijn.
Medewerkers worden verrast door bezoekers die al aan hun bureau staan.
Bij een ontruiming weet het onthaal niet hoeveel bezoekers er binnen zijn.
Een papieren bezoekersboek toont gegevens van burgers aan iedereen die na hen tekent.
Je kan niet aantonen dat externen de afspraken rond informatieveiligheid kenden.

Hoe werkt digitaal onthaal in een gemeentehuis?

In de inkomhal staat een tablet of aanmeldzuil. De bezoeker kiest de dienst waarvoor hij komt, of scant de QR-code die hij bij zijn uitnodiging kreeg. De medewerker krijgt een melding dat zijn bezoeker er is en haalt hem op aan het onthaal. Externen die achter de schermen werken, bevestigen eerst de afspraken rond vertrouwelijkheid.

De kiosk draait op een gewone iPad. Lees in onze handleiding Zo zet je een iPad klaar als kiosk hoe je die veilig vergrendelt.

Bezoektypes in een lokaal bestuur

Afspraak met een dienst: burgers die een afspraak hebben bij omgeving, sociaal huis of vrije tijd, met een melding naar de juiste medewerker.
Externe consultants en IT-partners: vertrouwelijkheidsverklaring tekenen, langetermijn-QR-code voor projecten die weken duren.
Aannemers en studiebureaus: melding naar de technische dienst.
Leveranciers: firmanaam en levering, melding naar logistiek of economaat.
Sollicitanten en examinandi: melding naar de dienst personeel.

Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid

Lokale besturen verwerken gevoelige gegevens van burgers. Externen die achter de schermen werken, laat je daarom digitaal tekenen voor:

Een vertrouwelijkheidsverklaring of geheimhoudingsovereenkomst
De afspraken rond informatieveiligheid van je bestuur
Kennisname van camerabewaking

De ondertekende verklaring wordt bewaard bij het bezoek. Handig wanneer je DPO of informatieveiligheidsconsulent vraagt hoe externen geïnformeerd worden.

Burgers en externen vooraf uitnodigen

Plant een medewerker een afspraak in Outlook? Met de Visit Portal add-in krijgt de bezoeker automatisch een persoonlijke QR-code. Hij scant de code aan de kiosk en de medewerker weet dat hij er is. Lees hoe dat werkt in Bezoekers vooraf registreren vanuit Outlook.

Evacuatie en ontruiming

Bij een ontruiming van het gemeentehuis tel je je medewerkers. Met de evacuatielijst van Visit Portal zie je op je smartphone ook welke bezoekers en externen nog aangemeld zijn. Zo weet de brandweer meteen of er nog iemand binnen kan zijn.

Meerdere gebouwen centraal beheren

Een lokaal bestuur heeft vaak meerdere gebouwen: het gemeentehuis, het sociaal huis, de technische dienst, de bibliotheek. Plaats per gebouw een kiosk en beheer alles vanuit één dashboard, met eigen bezoektypes en contactpersonen per locatie.

GDPR voor overheden

Bezoekers zien nooit gegevens van andere bezoekers.
Je stelt een bewaartermijn in, daarna worden gegevens automatisch verwijderd.
Je vraagt per bezoektype enkel wat nodig is.
Gegevens worden versleuteld opgeslagen.

Veelgestelde vragen

Vervangt dit ons afsprakensysteem voor de loketten?

Nee. Visit Portal is geen ticketing of wachtrijsysteem voor loketten. Het regelt de registratie van bezoekers en externen die voorbij het onthaal gaan, en verwittigt de juiste medewerker.