Bezoekersregistratie op de werf: onderaannemers en bezoekers digitaal aanmelden - Superior

Op een bouwwerf verandert de bezetting elke dag. De ruwbouwploeg maakt plaats voor de elektricien, de sanitair installateur, de dakwerker en de schrijnwerker. Daartussen komen leveranciers, de architect, de veiligheidscoördinator en de bouwheer langs. Wie staat er vandaag op de werf? Heeft iedereen de werfregels gezien? In dit artikel lees je hoe je dat met een digitale aanmelding in de werfkeet regelt.

Waarom registratie op de werf anders is

Een werf is een van de gevaarlijkste werkplekken die er zijn. Vallen, vallende voorwerpen, bewegende machines en graafwerken: een bezoeker of nieuwe onderaannemer die de risico's niet kent, is een gevaar voor zichzelf en voor anderen. De werfleider wil daarom weten wie er op de werf is en of die persoon de werfregels en het veiligheidsplan kent.

Tegelijk is er geen receptie en geen onthaalmedewerker. De registratie moet dus werken zonder dat iemand ernaast staat.

Belangrijk: dit vervangt de wettelijke aanwezigheidsregistratie niet

In België zijn werven vanaf een bepaalde omvang verplicht om aanwezigheden te registreren via Checkinatwork van de RSZ. Visit Portal vervangt die wettelijke registratie niet. Het is een aanvulling voor wat Checkinatwork niet doet: bezoekers en leveranciers registreren, werfregels laten bevestigen, veiligheidsinstructies tonen en de werfleider verwittigen. Kijk bij de RSZ welke verplichtingen voor jouw werf gelden.

De problemen met een papieren lijst in de werfkeet

Het papier raakt nat, vuil of kwijt.
Niemand weet wie zich vergeten is af te melden.
Je kan niet aantonen dat een onderaannemer de werfregels kreeg.
De werfleider hoort pas dat er een leverancier is als die al op de werf rijdt.
Bij een incident weet je niet wie er aanwezig was.

Hoe werkt een digitale aanmelding op de werf?

In de werfkeet of aan de werfingang hangt een tablet in een stevige houder. Wie de werf opkomt, kiest zijn type, vult zijn naam en firma in, bekijkt de werfregels en tekent op het scherm. De werfleider krijgt een melding. Bij vertrek meldt de persoon zich af. Onderaannemers die elke dag komen, krijgen een langetermijn-QR-code en scannen die gewoon bij aankomst.

Bezoektypes op de bouwplaats

Onderaannemers: firma, aantal personen, werfregels en veiligheidsvideo verplicht bij de eerste aanmelding.
Leveranciers: nummerplaat, levering en de losplaats, met melding naar de werfleider.
Architect, veiligheidscoördinator en studiebureau: snelle aanmelding, melding naar de werfleider.
Bouwheer en bezoekers: werfregels bevestigen, begeleiding verplicht.
Keurders en controleurs: reden van bezoek en contactpersoon.

Werfregels en veiligheidsinstructies laten bevestigen

Voor iemand de werf opgaat, moet hij weten:

Welke persoonlijke beschermingsmiddelen verplicht zijn: helm, veiligheidsschoenen, fluohesje
Waar de gevarenzones zijn: kraan, graafwerken, openingen in vloeren
Waar de EHBO kit en de verzamelplaats zijn
Wie de werfleider en de veiligheidscoördinator zijn

Met Visit Portal toon je een korte veiligheidsvideo of de werfregels als tekst. Je kan de video verplicht volledig laten bekijken. De bezoeker tekent op het scherm en de bevestiging wordt bewaard bij de aanmelding. Zo kan je bij een incident aantonen dat de persoon geïnformeerd was.

Weet altijd wie er op de werf staat

Bij een ongeval, brand of instortingsgevaar moet je snel weten wie er op de werf is. De werfleider opent de aanwezigheidslijst op zijn smartphone en ziet in realtime wie aangemeld is en nog niet vertrokken.

Meerdere werven, één overzicht

Als aannemer draai je meerdere werven tegelijk. Maak per werf een locatie aan, met een eigen tablet, eigen werfregels en een eigen werfleider. In het dashboard zie je al je werven samen.

Onderaannemers vooraf uitnodigen

Start er maandag een nieuwe onderaannemer? Stuur vooraf een uitnodiging met een langetermijn-QR-code die geldig is voor de duur van zijn opdracht. Lees hoe dat werkt in Bezoekers vooraf registreren vanuit Outlook.

GDPR op de werf

Niemand ziet de gegevens van anderen.
Gegevens worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die jij instelt.
Alle gegevens staan versleuteld in de cloud, niet op een klembord in de werfkeet.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook op een werf zonder wifi?

Je hebt een internetverbinding nodig. Op de meeste werven volstaat een tablet met een simkaart of een mobiele router in de werfkeet.

Moet elke arbeider van een onderaannemer zich apart registreren?

Dat kies je zelf. Voor een volledige aanwezigheidslijst laat je iedereen apart aanmelden. Met een langetermijn-QR-code per persoon gaat dat in een paar seconden.

Is Visit Portal hetzelfde als Checkinatwork?

Nee. Checkinatwork is de wettelijke aanwezigheidsregistratie van de RSZ. Visit Portal regelt het onthaal, de werfregels, de veiligheidsinstructies en de meldingen aan de werfleider.